想知道如何确保项目完成？这时候制定一套工作流程是非常必要的。在管理一个全新的计划或项目时，往往需要定义一个新流程来完成工作。有时，说起来容易做起来难。一个新的计划或项目往往会涉及众多参与者，因此可能存在一个或多个项目经理及不同的团队成员，而且很多时候还涉及设计师、合作伙伴、客户甚至供应商等角色。随之而来的就是一系列的挑战，你会面临一些传统的流程，之前可能做过类似的项目，所以人们会惯性地使用过去的工作流程。如果存在第三方或供应商，他们又会有自己的工作流程。
1.以最终目标为出发点而试图让每个人都秉持同样的想法或以同样的方式做事很困难。而且有时候这些相关人员可能根本没有任何工作流程。还有一些相关人员的工作流程完全根据某些工具设计，以上这些因素都会影响项目最终效果。因此在设计工作流程的时候，需要以最终目标为出发点。这是什么意思呢？分析现在的运作方式并思考未来想怎么做。然后再考虑是否需要采取新的或不同的做法？所以我们需要考虑的事情包括：如：要实现项目的既定目标，需要哪些步骤、流程和系统？最佳实践是什么？我们要写一个任务清单并提出一系列问题。标出项目的合作者，并决定哪个团队负责驱动整个项目。下面我们着重讲一下工作流程这方面的内容。
2.制定工作流程先看一下什么是工作流。工作流用来定义业务流程的执行及其自动化的过程，即任务、信息和文档按照某种特定规则，从一个人传递到另一个人的过程。涉及的是从一人到多人之间传递资料、信息或服务的过程。所以本质上来说，工作流研究的是工作的流转。下面，我们先讨论如何定义一个工作流。这个一定是一个级别非常高的工作流，不过无论什么级别的工作流第一步都是要遵循三个主要步骤，即绘制一个工作流程图。实际就是一张展示工作在人与人之间、团队与团队之间传递的图表。当然，这个过程会涉及到很多细节。但只要记住一点：为了确保工作流程切合实际，一定要让从事这些工作的人参与进来。第二步，绘制完工作流程图后，需要与团队进行分享，并确保每个人都能够理解，且不存在任何疑问或信息缺失。而且还要再次确定该流程的可行性。我们的目标是每个人都能够掌握这个流程，且能在整个项目或计划的实施中应用。
第三步，将工作流程与工具功能相匹配。这个过程中，要让流程驱动工具。工具是用来辅助流程的顺利进行而非让流程适应工具。
此外，我们也希望人们可以意识到项目管理工具的重要性。通过使用这些工具，尽可能地实现自动化。让人们可以腾出时间来做他们最擅长的事情，这就是我们的目标。然后……工作流程的好处是什么呢？它能够真正地提高工作效率、降低错误率、缓解压力并确保计划或项目的一致性。
原文作者：Jennifer Bridges翻译/校对：Worktile转载请注明出处。